人力十三腔之《绩效沟通》详实的沟通材料准备

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《绩效沟通》已于9月15日发行

人力十三腔,是中华英才网英才研究院为中国人力资源倾力打造的一本有深度、有腔调的刊物。7月刊《背景核实》详实阐述背景核实行业发展现状与企业具体实施操作流程,以期和众多企业一起打造中国职业信用的未来。

详实的沟通材料准备

 

绩效沟通通知书下发之后,为了充分预测唐馨对绩效考核意见可能产生的想法,确保在绩效沟通中掌握主导权,李小贱对唐馨相关的资料进行了逐一梳理。

 

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对于企业来说,不管是HR和业务主管还是员工,都需要对相应的绩效沟通材料进行充分地准备,在沟通材料的准备上,应该结合公司的实际情况以及该次绩效沟通的实际情况进行调整变动。通常情况下,绩效沟通材料包括绩效评估结果报告、员工日常工作记录、员工考勤记录、员工绩效目标计划表以及员工参加培训学习的记录等。

 

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如图10所示,在绩效沟通材料准备中,绩效考评表、岗位说明书、目标管理卡和绩效考核档案是必不可少的,这些都是绩效沟通的核心材料,它们是进行绩效沟通的基础。

 

绩效考评表——绩效考评表作为确定绩效考评结果的依据,是一定不可缺少的,这也是HR和业务主管制订绩效沟通计划的参考依据。

 

岗位说明书——岗位说明书是人力资源管理日常事务中最基础和最重要的文件,也是绩效沟通必须准备的资料之一。通过对被考核者岗位说明书的深入解读,可以更加全面地熟悉该员工的工作,了解其日常工作中应有的工作表现和目标。而且,对于部分员工的工作有可能在考核过程中发生变化,增加一些当初制定绩效目标时未能预料的内容,而最终导致一些目标不能组织实施,这个时候,岗位说明书作为重要补充,将起到重要的作用。

 

目标管理卡——对于员工来说,目标管理卡是之前业务主管与其沟通时候达成的共识和承诺。这些资料不仅可以作为沟通主要内容,在方便随时查阅的同时,也能将沟通做到有理有据,谈话更有分量,员工也更容易信服。当然,有些公司不一定有目标管理卡,但是绩效计划同样可以起到相同的作用。

 

绩效考核档案——从定义上来说,绩效考核档案是指在平时管理活动中,在跟踪员工绩效目标达成率时所记录的内容。这些信息和资料作为原始资料,记录着员工客观的工作表现,也是员工绩效考评的主要依据和参考,如果合理地运用在绩效沟通中,能够很好地向员工解释考评结论的由来,有更好的说服力,从员工的角度来说,也更易于接受。

 

除了以上四类资料外,在绩效沟通材料准备上,HR和业务主管可以根据实际情况收集一些相应的资料。总的来说,HR和业务主管应该尽可能地将与该员工相关的资料都收集完整,而且要客观反应员工实际工作表现,在绩效沟通过程中才有可能达到双方都满意的效果。

 

值得注意的是,HR和业务主管在绩效沟通材料收集和准备的过程中,也有必要进行适当地归纳和梳理出一些有利于绩效沟通的信息和要点,通常来说,可以从三个方面着手。

 

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如图11所示,首先,在沟通对象类型分析上,可以通过收集到的考评表和考评结果,结合员工所在部门,甚至是所在企业的员工考评结果进行对比,从部门和企业全局的角度快速解读员工的绩效考评现状,对员工进行有针对性的绩效沟通;其次,在绩效沟通的目标上,其根本目标,也就是总目标,即通过绩效沟通提高员工工作绩效,进而推动企业战略目标的达成和实现,而在分目标上则需要从材料中分析并提炼关键点;最后,在绩效考评结果的综合解读上,要找到沟通的“共同语言”,明确员工应该做什么、已经做了什么、为什么会得到目前的考评结果以及应该往什么方向改进,这样才能对员工及其所在岗位有相应的了解。

 

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